Rapport annuel 2002

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Annexe O - Révision proposition du budget de recouvrement des coûts pour la période du 1er juin 2002 au 31 mars 2003

SOCIÉTÉ CANADIENNE DU SANG
Programme d'avis de litige (PAL)

A. Introduction

La Société canadienne du sang (« SCS ») effectue des enquêtes de retraçage des donneurs pour l'Administrateur du Fonds (« Enquêtes de retraçage des donneurs du PAL ») conformément à l'ordonnance de M. le juge Winkler en date du 13 avril 2000 (« l'Ordonnance »).

La SCS avait d'abord présenté en avril 2002 sa première proposition du budget de recouvrement des coûts pour la période du 1er avril 2002 au 31 mars 2003 au Comité conjoint. La SCS a rencontré le Comité conjoint afin d'examiner la première proposition budgétaire le 29 avril 2002. Subséquemment, le Comité conjoint a demandé à la SCS de revoir sa proposition budgétaire en tenant compte des commentaires du Comité conjoint tel que présentés dans la lettre de Bonnie Tough en date du 15 mai 2002.

Le Comité conjoint a demandé à la SCS de réviser sa proposition budgétaire afin de tenir compte d'une prévision de vingt (20) nouvelles demandes d'enquêtes de retraçage par mois pour la période se terminant le 31 mars 2003. La SCS a également tenu compte des autres activités qu'elle effectue au nom de l'Administrateur du Fonds, y compris les confirmations des dossiers d'hôpitaux (CDH) et du travail effectué au niveau des renvois et arbitrages.

B. Coûts en effectif

La SCS a effectué une étude d'évaluation détaillée de la charge de travail de tout son programme de retraçage et de renseignements sur les donneurs à l'automne de 2001. En s'appuyant sur des données nationales, la SCS a établi que le temps moyen requis pour effectuer une enquête de retraçage moyenne était d'environ 26 heures et que le coût horaire moyen du personnel des enquêtes de la SCS pour l'exercice financier 2002-2003 était de 21,10 $ l'heure. En utilisant ces données, la SCS estime que les coûts moyens en effectif pour une enquête de retraçage moyenne sont de 548,60 $. La SCS a utilisé ce coût moyen par cas pour estimer la prévision de 20 nouveaux cas d'enquêtes de retraçage par mois. En outre, la SCS a ajouté des coûts supplémentaires pour l'administration du Programme d'avis de litige, notamment les postes de coordonnateur et d'adjoint du PAL. On trouvera ces coûts sous forme de résumés aux Annexes 1 et 2.

1. Vingt (20) cas par mois

   En prenant pour acquis que la SCS recevra 20 cas par mois ou 240 cas pour l'exercice financier, la SCS tente de recouvrer 233 664 $ pour ses coûts en effectif. Ce montant comprend les coûts moyens des enquêtes de retraçage de l'ordre de 131 664 $ (240 cas à 548,60 $ par cas) et un montant supplémentaire de 102 000 $ pour les salaires du coordonnateur et de l'adjoint du PAL.

   La SCS imputera au Fonds de l'Administrateur 548,60 $ pour chaque cas reçu. La SCS reconnaît que si la charge de travail devait augmenter, il sera peut-être nécessaire que le Comité conjoint tente d'obtenir une ordonnance du tribunal permettant de modifier le budget pour tenir compte de la charge accrue de travail.

2. Cas incomplets

   En plus de la prévision de 20 nouveaux cas par mois, la SCS a un déficit d'environ 126 cas. La pratique de la SCS est d'accorder la priorité aux enquêtes de retraçage en s'attaquant aux cas simples pour lesquels le délai de six mois prévu au protocole s'applique. Par conséquent, il est probable qu'on ait fait peu de travail, sinon aucun, relativement aux cas incomplets. La SCS tente de recouvrer ses coûts pour les cas incomplets au même taux de 548,60 $ par cas ou 69 123 $. On trouvera un résumé à l'Annexe 3.

3. Cas en cours

   En plus des nouveaux cas et des cas incomplets, la SCS a environ 100 cas non complétés. Étant donné la priorité accordée par la SCS aux enquêtes de retraçage, nous avons présumé que ces cas sont à diverses étapes de réalisation en fonction des dates d'échéances prévues. Nous avons établi cette hypothèse afin d'estimer les coûts pour compléter le travail. L'indemnisation totale demandée pour les coûts en effectif reliés aux enquêtes de retraçage est de 27 611,86 $. On trouvera un résumé de ces coûts à l'Annexe 4.

4. Confirmations des dossiers d'hôpitaux

   En plus des coûts des enquêtes de retraçage régulières, environ 256 cas requièrent des confirmations des dossiers d'hôpitaux (CDH). Nous estimons que notre personnel sur le terrain a besoin d'environ 2 heures pour effectuer chaque CDH et une heure additionnelle pour les questions administratives (c.-à-d. clarifications auprès de l'Administrateur du Fonds, interprétation des résultats et rapport à l'Administrateur du Fonds). Comme les coûts administratifs de la SCS font partie de ses coûts pour le coordonnateur et l'adjoint du PAL, la SCS n'a pas ajouté cette heure supplémentaire. En résumé, la SCS tente d'obtenir 2 heures additionnelles de financement pour chaque CDH ou 42,20 $ par CDH. Le total demandé pour les 256 CDH en souffrance est de 5 317,12 $.

   La SCS prévoit qu'il y aura des demandes additionnelles de CDH de la part de l'Administrateur du Fonds et tente d'obtenir 42,20 $ par CDH. La SCS reconnaît qu'à la fin de l'exercice financier, le Comité conjoint tiendra compte de tous ces CDH additionnels et que le paiement pour chaque CDH additionnel sera fait au taux de 42,20 $.

C. Coûts administratifs supplémentaires

1. Frais de déplacement

   Le Comité conjoint a recommandé que la première proposition de la SCS relativement aux frais de déplacement de 30 000,00 $ devrait être réduite à 20 000,00 $. Le personnel du siège social de la SCS ne se rendra à un Centre au cours du prochain exercice financier que si on juge qu'il est nécessaire d'aider aux enquêtes de retraçage du PAL, de former le personnel ou d'assurer le maintien en emploi du personnel actuel ou de régler des questions administratives au niveau du PAL. Veuillez noter qu'il y a un besoin continu de formation de nouveau personnel en raison du roulement.

   Comme par le passé, la SCS continuera de tirer profit des soldes de sièges et des voyages de fin de semaine pour maintenir les frais de déplacement au minimum dans la mesure du possible. Cette pratique au cours des Années I et II a entraîné des économies importantes au niveau des déplacements. À la demande du Comité conjoint, la SCS a préparé un budget distinct, l'a présenté aux Conseillers juridiques du Fonds, afin de prévoir les frais de déplacement pour comparution lors des auditions des renvois et des arbitrages.

2. Fournitures de bureau et papeterie

   Les coûts prévus pour les fournitures de bureau et papeterie sont de 15 000 $.

3. Coûts de messagerie et de poste

   Les prévisions de coûts pour les envois postaux et les messageries sont de 350,00 $ par mois ou 4 200,00 $ par année. Le coordonnateur du PAL a comme pratique d'envoyer par messagerie nos rapports sur les enquêtes de retraçage du PAL à l'Administrateur du Fonds. Nous faisons parvenir les demandes d'enquêtes de retraçage du PAL aux Centres afin de s'assurer que ces derniers reçoivent les demandes en temps opportun.

   Le coordonnateur du PAL fait parvenir des copies des rapports intérimaires et finaux sur les enquêtes de retraçage du PAL aux réclamants et ces rapports sont envoyés par la poste régulière. Nous tentons de recouvrer les coûts de ces envois postaux.

D. Frais des échantillons entreposés

1. Base de données

   Lors de notre réunion du 28 mars 2001, le Comité conjoint a autorisé la SCS à créer une base de données interrogeable à partir des résultats des tests des échantillons entreposés de manière à pouvoir consulter les résultats finaux tant positifs que négatifs. Tel qu'indiqué dans un rapport préalable, la SCS n'a pas été en mesure d'obtenir des résultats de tests sous format électronique nécessaire à la création de cette base de données à partir de l'établissement responsable des tests.

   La SCS a proposé un budget de 5 000,00 $ pour la création de cette base de données lorsque la version électronique des résultats des tests sera disponible. Le Comité conjoint a avisé la SCS d'éliminer cette demande de sa proposition budgétaire qui sera traitée séparément, si et lorsque l'information électronique requise deviendra disponible.

2. Frais d'entreposage

   Lors de notre réunion du 1er février 2002, le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il s'opposerait à toute tentative de sa part de détruire les échantillons entreposés ayant été testés. En conséquence, la SCS doit continuer d'entreposer ces échantillons et d'encourir des frais d'entreposage. La SCS tente de recouvrer entièrement les frais d'entreposage de ces échantillons au montant de 836,54 $ par mois ou 10 038,48 $ pour l'exercice financier tel que présenté à l'Annexe 5.

   Veuillez noter que l'ordonnance du 13 avril 2000 prévoyait que la SCS avait droit au recouvrement de la moitié des frais annuels d'entreposage des échantillons entreposés jusqu'à un maximum de 14 300 $ par année pour une période de deux ans. Cette période de deux ans est maintenant terminée.

E. Renvois et arbitrages

La SCS a dû participer aux processus de renvois et d'arbitrages des décisions de l'Administrateur du Fonds à divers titres. Lorsque l'enquête de retraçage de la SCS joue un rôle important dans la décision de refus d'une indemnisation par l'Administrateur du Fonds, ce dernier demande à la SCS de fournir une lettre résumant l'enquête de retraçage de la SCS (la « lettre de renvoi »). La lettre de renvoi est préparée par le siège social. Afin de préparer la lettre de renvoi, la SCS doit obtenir une copie des documents pertinents auprès du centre régional de sang qui a effectué l'enquête de retraçage. L'adjoint du PAL est responsable avec le personnel du Centre de coordonner la collecte de ces documents, puis, de rédiger la lettre de renvoi. Le conseiller juridique adjoint de la SCS révise la lettre de renvoi, en évalue la qualité, puis la signe. La SCS estime qu'il faut environ dix (10) heures du temps du personnel pour préparer la lettre de renvoi. Le personnel du Centre a besoin d'environ trois (3) heures pour sortir le dossier d'enquête, le revoir et faire des copies des documents pertinents. L'adjoint du PAL a besoin d'environ quatre (4) heures pour examiner les documents et rédiger la lettre de renvoi; le conseiller juridique a besoin d'environ trois (3) heures pour examiner et évaluer la qualité de la lettre de renvoi.

La SCS a reçu environ 35 demandes de lettres de renvoi de l'Administrateur du Fonds à ce jour. La SCS ne connaît pas le nombre de lettres de renvoi qui seront requises dans l'avenir. Compte tenu qu'il y a environ 330 enquêtes de retraçage négatives et environ 50 enquêtes de retraçage positives remontant à la période précédant les recours collectifs, la SCS prévoit qu'environ 20 % d'entre elles ou 80 cas résulteront en renvois ou arbitrages au cours des années à venir. Étant donné que la SCS a déjà participé à 35 cas, on prévoit qu'on demandera à la SCS de fournir une lettre de renvoi dans environ 45 cas à cet effet.

En prenant pour acquis qu'on paiera le salaire de l'adjoint du PAL de la SCS pour la prochaine année, la SCS tentera de recouvrer les coûts des lettres de renvoi suivants :

Temps que le personnel consacre aux enquêtes : 3 heures x 21,10 $ l'heure pour un total de 63,30 $; et

Temps du conseiller juridique : 3 heures x 75,00 $ l'heure pour un total de 225,00 $.

Par conséquent, le total demandé pour chaque lettre de renvoi est de 288,30 $. La SCS n'exigera de frais que pour les lettres de renvoi demandées par l'Administrateur du Fonds ou les Conseillers juridiques du Fonds. En prenant pour acquis qu'on demandera à la SCS de fournir 45 lettres de renvoi durant l'exercice financier, le coût est estimé à 12 973,50 $, tel qu'établi à l'Annexe 1. La SCS reconnaît qu'on effectuera un ajustement des coûts à la fin de l'exercice financier en fonction du nombre de lettres de renvoi réellement fournies.

En plus du temps passé à préparer la lettre de renvoi, la SCS participe de plus en plus à la fourniture de preuves et de soutien lors des renvois et arbitrages. Le coordonnateur national du programme d'enquêtes de retraçage et de renseignements a témoigné lors d'une audition et doit de nouveau se présenter lors d'une autre audition en mai. Nous avons eu au moins trois demandes additionnelles afin que le personnel de la SCS agisse comme témoin à de futures auditions. La SCS tente de recouvrer les coûts de ces renvois et arbitrages, y compris les coûts en effectif lors des auditions et des préparations à cet effet, ainsi que les coûts continus de son conseiller juridique dans la coordination avec les Conseillers juridiques du Fonds et sa présence lors des auditions. Le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il faudra présenter les coûts additionnels des auditions aux Conseillers du Fonds pour présentation aux tribunaux.

PARTIE 2 - CAMPAGNE D'AVIS ET HAUSSE DU NOMBRE DE CAS PRÉVUE

Lors de la réunion du 1er février 2002, la SCS a avisé le Comité conjoint qu'elle avait relevé environ 1 412 cas d'enquêtes de retraçage dans son programme régulier d'enquêtes de retraçage qui ne sont pas des cas du Programme d'avis de litige, avec des transfusions confirmées au cours de la période du 1er janvier 1986 au 30 juin 1990 (la « période visée par les recours collectifs »). La SCS a également avisé le Comité conjoint qu'il y a environ 1 436 cas pour lesquels l'historique des transfusions n'a pas été établi. Il est probable qu'un certain pourcentage de ces cas comprennent également des transfusions au cours de la période visée par les recours collectifs.

La SCS reconnaît que toutes les personnes ayant reçu des transfusions au cours de la période visée par les recours collectifs sont admissibles à une indemnisation du Fonds. Afin d'aider ces personnes à demander une indemnisation, la SCS a proposé de lancer une campagne d'avis à l'intention des personnes ayant reçu des transfusions au sujet de l'existence du Fonds et de les encourager à faire une demande d'indemnisation. La SCS tenterait de recouvrer du Fonds les coûts de cette campagne d'avis.

Le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il ne retiendrait pas la proposition de la SCS maintenant mais l'examinerait plus tard à l'automne de 2002 dans le cadre de sa stratégie globale de repérer les membres des recours collectifs. La SCS a donc rayé les coûts de ce projet de sa proposition budgétaire.

Grandes lignes des frais à recouvrer

Selon nos prévisions de coûts, les coûts en effectif que l'on cherche à recouvrer durant l'exercice financier 2002-2003 en fonction de 20 nouveaux cas par mois est de 233 664,00 $. De plus, la SCS tente de recouvrer des coûts additionnels, y compris les coûts d'entreposage des échantillons entreposés, divers frais généraux, de déplacement et les frais de préparation des lettres d'appel. En fonction de 20 nouveaux cas par mois, l'estimation des coûts totaux est de 399 724,50 $. Veuillez noter que ce total ne comprend pas les demandes additionnelles pour les CDH qui seront facturés au taux de 42,20 $ par CDH demandé. On trouvera un résumé de ces coûts à l'Annexe 1.

Annexe 1 - Coûts annuels en fonction de 20 cas par mois
Annexe 2 - Nouvelles demandes d'enquêtes de retraçage
Annexe 3 - Cas incomplets
Annexe 4 - Cas reportés
Annexe 5 - Coûts d'entreposage pour échantillons entreposés

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