Rapport annuel 2003

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Annexe R - Société canadienne du sang - Budget de recouvrement des coûts 2003-2004

Madame Bonnie Tough
Hodgson Tough Shields DesBrisay
O'Donnell
Avocats et Conseillers juridiques
Pièce 550
36, rue Toronto
Toronto , ON M5C 2C5

Madame Tough,

Objet : Budget de recouvrement des coûts 2003-2004 – Programme d'avis de litige

Veuillez trouver ci-joint un document intitulé « Proposition de budget de recouvrement des coûts pour la période du 1 er avril 2003 au 31 mars 2004 » qui présente les coûts prévus de la Société canadienne du sang (« SCS ») pour la période du 1 er avril 2003 au 31 mars 2004 pour son Programme d'avis de litige (« PAL»).

Si vous désirez discuter de cette proposition de budget ou si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec la soussignée.

Veuillez agréer, Madame Tough, l'expression de mes sentiments distingués.

Lindsay Patterson
Gestionnaire, Programmes de médecine transfusionnelle

Annexe R - Société canadienne du sang - Programme d'avis de litige (PAL) 

PROPOSITION DE BUDGET DE RECOUVREMENT DES COÛTS
pour la période du 1 er avril 2003 au 31 mars 2004

A. Introduction

La Société canadienne du sang (« SCS ») effectue des enquêtes de retraçage des donneurs pour l'Administrateur du Fonds (« Enquêtes de retraçage des donneurs du PAL ») conformément à l'ordonnance de M. le juge Winkler en date du 13 avril 2000 (« l'ordonnance »).

Pour l'exercice (du 1 er avril 2002 au 31 mars 2003), le Comité conjoint a demandé à la SCS de revoir sa proposition budgétaire afin de tenir compte de vingt (20) nouvelles demandes mensuelles de retraçage durant la période prenant fin le 31 mars 2003. La SCS a reçu 30 réclamations par mois en moyenne pour la période du 1 er avril 2002 jusqu'à aujourd'hui. Pour l'exercice 2003-2004, on prévoit que vingt (20) nouvelles demandes d'enquêtes de retraçage seront effectuées par mois. La SCS a également tenu compte des autres activités qu'elle effectue au nom de l'Administrateur du Fonds, y compris les confirmations des dossiers d'hôpitaux (CDH) et le travail effectué relativement aux renvois.

B. Coûts en effectif

À l'automne de 2001, la SCS a effectué une évaluation détaillée de la charge de travail pour l'ensemble de son programme de retraçage des donneurs antérieurs. En s'appuyant sur des données nationales, la SCS a établi que le temps moyen requis pour effectuer une enquête de retraçage moyenne était d'environ 26 heures et que le coût horaire moyen du personnel des enquêtes de la SCS pour l'exercice financier 2003-2004 était de 21,10 $ l'heure. En utilisant ces données, la SCS estime que les coûts moyens en effectif pour une enquête de retraçage moyenne sont de 548,60 $. La SCS a utilisé ce coût moyen par cas pour calculer le coût correspondant à un volume de 20 nouveaux cas d'enquêtes de retraçage par mois. En outre, la SCS a ajouté des coûts supplémentaires pour l'administration du Programme d'avis de litige, notamment le poste d'adjoint du PAL. On trouvera ces coûts sous forme de résumés aux annexes 1 et 2 .

1. Vingt (20) cas par mois
   
   En prenant pour acquis que la SCS recevra 20 cas par mois ou 240 cas durant l'exercice financier, la SCS tente de recouvrer 169 302 $ pour ses coûts imputés au programme d'enquêtes de retraçage. Ce montant comprend les coûts moyens des enquêtes de retraçage de 131 664 $ (240 cas à 548,60 $ par cas) et un montant supplémentaire de 37 638 $ pour le salaire de l'adjoint du PAL.
   
   La SCS imputera au Fonds de l'Administrateur 548,60 $ pour chaque nouveau cas reçu. La SCS reconnaît que si la charge de travail devait augmenter, il sera peut-être nécessaire que le Comité conjoint demande une ordonnance du tribunal permettant de modifier le budget pour tenir compte de la charge accrue de travail.
   
2. Cas incomplets
   
   En plus de la prévision de 20 nouveaux cas par mois, la SCS a environ 97 cas incomplets. La pratique de la SCS est d'accorder la priorité aux enquêtes de retraçage pour lesquels le délai de six mois prévu au protocole s'applique. Par conséquent, peu de travail, sinon aucun, n'a probablement été fait relativement aux cas incomplets. La SCS tente de recouvrer ses coûts pour les cas incomplets au même taux de 548,60 $ par cas soit 53 214 $. On trouvera un résumé à l'annexe 4.
   
3. 1. Confirmations des dossiers d'hôpitaux
      
      En plus des coûts de retraçage des enquêtes régulières, il y a environ 25 cas déjà reçus qui requièrent des confirmations de dossiers d'hôpitaux (CDH). Nous estimons que chaque CDH exige deux heures de travail de la part de chaque employé sur le terrain et une heure additionnelle pour les questions administratives (par exemple, les clarifications auprès de l'Administrateur du Fonds, l'interprétation des résultats et le rapport transmis à l'Administrateur du Fonds). Étant donné que les coûts administratifs de la SCS font partie du salaire prévu pour l'adjoint du PAL, la SCS n'a pas ajouté cette heure additionnelle de travail. En résumé, la SCS demande un remboursement de deux heures pour chaque CDH ou 42,20 $ par CDH. Le total demandé pour 25 CDH en souffrance est de 1 055 $.
      
   2. Confirmations des dossiers d'hôpitaux additionnelles
      
      En outre, la SCS prévoit 50 demandes additionnelles de CDH de l'Administrateur du Fonds pour le prochain exercice financier. La SCS demande 42,20 $ par CDH soit 2 110 $. La SCS reconnaît qu'à la fin de l'exercice, le Comité conjoint tiendra compte du nombre total de CDH et que le montant à payer pour chaque CDH sera de 42,20 $.

C. Coûts administratifs supplémentaires

1. Frais de déplacement
   
   Tel que recommandé par le Comité conjoint, la SCS a préparé un budget distinct qui a été présenté au Conseiller juridique du Fonds en tenant compte des frais de déplacement prévus pour les témoignages requis lors des audiences tenus suite aux demandes de renvoi ou d'arbitrage. On prévoit qu'il y aura peu de visites aux centres de sang dans le cadre du PAL; on estime donc le budget à 10 000 $.
   
2. Fournitures de bureau et papeterie
   
   Les coûts prévus pour les fournitures de bureau et papeterie sont de 2 000 $.
   
3. Coûts de messagerie et de poste
   
   Les prévisions de coûts pour les envois postaux et les messageries sont de 200 $ par mois ou 2 400 $ par année. L'adjoint du Pal a comme pratique d'expédier par messager nos rapports sur les enquêtes de retraçage du PAL à l'Administrateur du Fonds. Nous faisons parvenir les demandes d'enquêtes de retraçage du PAL aux centres afin de nous assurer que ces derniers reçoivent les demandes en temps opportun.
   
   L'adjoint du PAL fait parvenir des copies des rapports intérimaires et finaux sur les enquêtes de retraçage du PAL aux réclamants et ces rapports sont expédiés par la poste régulière. Nous cherchons à recouvrer les coûts de ces envois postaux.

D. Frais des échantillons entreposés

Lors de notre réunion du 1 er février 2002, le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il s'opposerait à toute tentative de sa part de détruire les échantillons entreposés ayant été testés. En conséquence, la SCS doit continuer d'entreposer ces échantillons et d'encourir des frais d'entreposage. La SCS vise à recouvrer tous les frais d'entreposage de ces échantillons au montant de 836,54 $ par mois ou 10 038,48 $ pour l'exercice financier tel que présenté à l'annexe 5 .

**Note : Ce montant est une estimation seulement. Nous ferons parvenir un avis lorsque les chiffres réels pour l'exercice financier 2003-2004 seront confirmés.

On notera que l'ordonnance du 13 avril 2000 prévoyait que la SCS avait droit au recouvrement de la moitié des frais annuels d'entreposage des échantillons entreposés jusqu'à un maximum de 14 300 $ par année pour une période de deux ans. Cette période de deux ans est maintenant terminée.

E. Appels (renvois et arbitrages)

La SCS a dû participer aux processus d'appels des décisions de l'Administrateur du Fonds à divers titres. Lorsque l'enquête de retraçage de la SCS joue un rôle important dans la décision de refus d'une indemnisation par l'Administrateur du Fonds, ce dernier demande à la SCS de fournir une lettre résumant son enquête de retraçage (la « lettre d'appel »). La lettre d'appel est préparée par le siège social (SS). Afin de préparer la lettre d'appel, il faut obtenir une copie des documents pertinents auprès du centre régional de sang qui a effectué l'enquête de retraçage. L'adjoint du PAL est responsable avec le personnel du Centre de coordonner la collecte de ces documents, puis, de rédiger la lettre d'appel. Le conseiller juridique adjoint de la SCS révise la lettre d'appel, en évalue la qualité, puis la signe. La SCS estime qu'il faut environ dix (10) heures du temps du personnel pour préparer la lettre d'appel. Il faut au personnel du centre environ trois (3) heures pour sortir le dossier d'enquête, le revoir et faire des copies des documents pertinents. Il faut à l'adjoint du PAL environ quatre (4) heures pour examiner les documents et rédiger la lettre d'appel; il faut au conseiller juridique environ trois (3) heures pour examiner et évaluer la qualité de la lettre d'appel.

La SCS a reçu environ 24 demandes de lettres d'appel de l'Administrateur du Fonds à ce jour. La SCS ne connaît pas le nombre de lettres d'appel qui seront requises dans l'avenir. Compte tenu qu'il y a environ plus de 465 enquêtes de retraçage négatives et environ 70 enquêtes de retraçage positives remontant à la période précédant les recours collectifs, la SCS prévoit qu'environ 20 % d'entre elles ou 107 cas résulteront en renvois ou arbitrages au cours des années à venir. Étant donné que la SCS a déjà participé à 24 cas au cours du présent exercice financier, on prévoit qu'on demandera à la SCS de fournir une lettre d'appel dans environ 107 cas à cet effet.

En prenant pour acquis qu'on paiera le salaire de l'adjoint du PAL de la SCS pour la prochaine année, la SCS tentera de recouvrer les coûts des lettres d'appel suivants :

Temps consacré par le personnel aux enquêtes : 5 heures x 21,10 $ l'heure pour un total de 105 $;

Temps consacré par le conseiller juridique : 1 heure x 75 $ l'heure pour un total de 75 $.

Par conséquent, le montant total pour chaque lettre d'appel est de 180 $. La SCS n'exigera de frais que pour les lettres d'appel demandées par l'Administrateur du Fonds ou les Conseillers juridiques du Fonds. En prenant pour acquis qu'on demandera à la SCS de fournir 107 lettres d'appel durant l'exercice financier, le coût est estimé à 19 260 $, tel qu'établi à l'annexe 1. La SCS reconnaît qu'on effectuera un ajustement des coûts à la fin de l'exercice financier en fonction du nombre de lettres d'appel réellement fournies.

En plus du temps passé à préparer la lettre d'appel, la SCS participe de plus en plus à la fourniture de preuves et de soutien lors des appels. Le coordonnateur national du programme d'enquêtes de retraçage et de renseignements a témoigné lors d'une audience et doit de nouveau se présenter lors d'une autre en mai. Nous avons eu au moins trois demandes additionnelles afin que le personnel de la SCS agisse comme témoin à de futures audiences. La SCS tente de recouvrer les coûts de ces appels, y compris les coûts en effectif lors des audiences et du temps de préparation à cet effet, ainsi que les coûts continus de son conseiller juridique dans la coordination avec les Conseillers juridiques du Fonds et sa présence lors des audiences. Le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il faudra comptabiliser les coûts additionnels des audiences aux Conseillers du Fonds pour approbation par les tribunaux.

Grandes lignes des frais à recouvrer

Selon nos prévisions de coûts, les coûts en effectif que l'on cherche à recouvrer durant l'exercice financier 2003-2004 en fonction de 20 nouveaux cas par mois sont de 188 043 $. De plus, la SCS tente de recouvrer des coûts additionnels, y compris les coûts d'entreposage des échantillons entreposés, divers frais généraux et de déplacement ainsi que les frais de préparation des lettres d'appel. En fonction de 20 nouveaux cas par mois, l'estimation des coûts totaux est de 81 886,48 $ pour un recouvrement total de 269 929,48 $.

ANNEXE 1

ANNEXE 2

**Ne comprend pas les coûts de stockage des échantillons entreposés

(10 038,48 $ établis dans l' annexe 5 )

ANNEXE 4

ANNEXE 5

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