Rapport annuel 2006

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Annexe O - Résumé du travail du Comité conjoint

Aperçu

1. Le mandat du Comité conjoint (« CC ») est de mettre en oeuvre la Convention de règlement et les Régimes relatifs à l'hépatite C (1986-1990) et de superviser de façon continue l'administration des réclamations. 
   
   
2. Le CC a travaillé sur une base régulière avec l'Administrateur afin de l'aider à traiter les réclamations de façon aussi efficace que possible. Le CC a tenu des réunions trimestrielles avec l'Administrateur soit en face à face soit par conférence téléphonique, et a communiqué mensuellement avec lui afin de s’assurer :
   
   
1. du caractère adéquat de la gestion et du personnel en place;
2. e l’efficience de l’évaluation et du paiement des réclamations;
3. du bon rendement de l’Administrateur;
   
4. u traitement en temps opportun des réclamations et de la satisfaction des réclamants;
   
5. u suivi approprié des plaintes;
6. du suivi et de la mise en vigueur des engagements budgétaires.
   
   
3. Le CC a examiné les documents supplémentaires relatifs aux protocoles approuvés par les tribunaux ainsi qu'aux procédures standards d'opération en vue d'orienter et de guider l'Administrateur en matière de traitement des réclamations et des réclamants. 
   
   

   Suffisance du Fonds en fiducie

4. Le CC a continué à suivre de près la question de la suffisance du Fonds en fiducie, le rendement du portefeuille de placements détenu par le Fonds en fiducie, quant à savoir si les volets du portefeuille atteignaient les cibles de référence et les volumes de paiements du Fonds en fiducie. En résumé, le rendement global a encore une fois été très important, les actifs totaux ayant connu une croissance continue après déduction des déboursés totaux sous forme de paiements d'indemnisation et de coûts d'administration. Les indemnisations totales versées aux membres des recours collectifs se sont chiffrées à environ 480 millions $ à la fin de l'année 6.
   
   
5. Au cours du sixième exercice, le CC a entrepris une somme importante de travail en vue de l’audience triennale sur le caractère suffisant du Fonds en fiducie. Brièvement, ce travail comprenait : (a) d'importantes discussions avec le Dr Murray Krahn et ses associés en vue de préparer une modélisation médicale portant sur les membres des recours collectifs; (b) d'importantes discussions avec le Dr Frank Anderson afin de mettre à jour les connaissances sur les développements et les traitements médicaux relatifs au VHC; (c) d'importantes discussions avec Eckler Partners Ltd. en vue de préparer l’évaluation actuarielle sur la suffisance du Fonds en fiducie; (d) la rédaction d’un grand nombre de documents sur la suffisance du Fonds en fiducie à l'intention des tribunaux.
   
   
6. Le CC a également consacré beaucoup de temps et de ressources à discuter avec les gouvernements FPT (surtout avec le gouvernement fédéral) de la question de la suffisance du Fonds en fiducie, y compris : des négociations en face à face; la participation à de nombreuses rencontres par conférence téléphonique et en face à face entre Morneau Sobeco, les actuaires retenus par les gouvernements FPT, et Eckler Partners Ltd., les actuaires retenus par le CC; la participation à des réunions avec les représentants des gouvernements FPT et l’Administrateur; la participation à des réunions avec les représentants des gouvernements FPT et leur épidémiologiste et leur statisticien, le Dr Samuel Lee et le Dr Murray Krahn.
   
   

   Cohorte du VHC avant 1986

7. Le ministre fédéral de la Santé a annoncé que le gouvernement canadien « entend discuter des options possibles en vue d'indemniser les personnes qui ont contracté l'hépatite C au moyen d'une réserve de sang avant le 1er janvier 1986 et après le 1er juillet 1990 ». Bien que certaines discussions limitées aient eu lieu, le CC comprend pleinement qu'il doit d’abord et avant tout s'acquitter de sa tâche envers les membres des recours collectifs, et il compte s’assurer qu’il n’y aura aucun effet négatif sur les avantages actuels ou les droits futurs des membres des recours collectifs.

   Diverses questions

8. Le CC a suivi les décisions de renvois et d'arbitrages pour les réclamants dont les demandes d'indemnisation avaient été rejetées par l'Administrateur. Le CC a guidé les Conseillers juridiques du Fonds pour ce qui est des cas difficiles et exceptionnels.
   
   
9. Le CC a suivi les poursuites juridiques qui ont eu lieu en Alberta dont le but initial était et de contester la Convention de règlement relative à l'hépatite C (1986-1990). 
   
   
10. Le CC a poursuivi sa liaison avec la Société canadienne du sang et Héma-Québec sur les questions portant sur les enquêtes de retraçage des donneurs et l'obtention des dossiers médicaux des réclamants auprès des hôpitaux et sur diverses questions portant sur les échantillons de sang congelés entreposés. 
    
    
11. Le CC a continué à tenir des conférences téléphoniques à toutes les deux semaines afin de discuter et de résoudre des questions administratives au fur et à mesure qu'elles se présentaient. Le CC a également tenu des conférences téléphoniques périodiques avec les Conseillers juridiques du Fonds, l'Administrateur et le contrôleur du juge Winkler afin de discuter et de résoudre les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentaient. 
    
    
12. Le CC a également effectué ce qui suit afin d'améliorer l'administration des Régimes : 
    
    
1. Il a donné suite aux plaintes et aux demandes des membres des recours collectifs, y compris des réunions avec les membres des recours collectifs et les représentants des membres des recours collectifs;
   
2. Il a rencontré les médecins/spécialistes en vue de se tenir à jour sur les recherches médicales portant sur le VHC; 
3. l a donné suite à l'ordonnance des tribunaux de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et du Québec relativement à la mise en œuvre des régimes et aux questions de suffisance.
    
13. Le CC continuera de comparaître devant les tribunaux de l'Ontario, de la Colombie-Britannique et du Québec afin de tenter d'obtenir les ordonnances nécessaires à la mise en oeuvre et à l'administration des Régimes et de faire rapport aux tribunaux sur toutes les questions substantielles.
    
    
14. Le CC a fait rapport aux tribunaux, selon les besoins, en rapport avec le programme d'identification des receveurs et des donneurs qui constitue une mesure de « triage » dans le but de s’assurer, autant que possible, que seuls les membres des recours collectifs sont indemnisés en vertu des Régimes.
    
    

    Questions d'identification des receveurs et des donneurs

15. Les retraçages des receveurs et des donneurs sont effectués à la demande de Santé Canada par la Société canadienne du sang (« SCS ») et son pendant au Québec, Héma-Québec. Durant les quelques premières années de l'administration du régime de règlement, les ressources affectées aux enquêtes disponibles de la SCS et d'Héma-Québec étaient surchargées; les tribunaux ont approuvé un financement provisoire provenant du fonds du règlement afin de fournir les services d'enquête requis pour les Régimes. Les coûts annuels des enquêtes ont énormément diminué; la SCS et Héma-Québec n'ont pas eu de problème au cours des quelques dernières années à répondre aux services d'enquêtes requis.
    
    
16. En plus d’augmenter les ressources disponibles requises pour répondre à la demande initiale importante de services d’enquêtes de retraçage, les tribunaux ont approuvé un protocole relatif à la procédure d’enquête qui permettait également, dans certains cas, d’approuver provisoirement certains membres des recours collectifs et de les indemniser même si les enquêtes n’étaient pas terminées. Par exemple, les réclamants ayant reçu du sang uniquement au cours de la période visée par les recours collectifs et ayant moins de 18 ans au moment de la transfusion ont été provisoirement approuvés en utilisant le « tableau oui/non » compris dans le protocole relatif à la procédure d’enquête. En outre, dans le cas des réclamants pour qui une enquête était requise, une échéance arbitraire de six mois était prévue pour effectuer la procédure d’enquête requise par les Régimes. Si la procédure d’enquête n’était pas terminée au bout de six mois, les réclamants qui n’étaient pas autrement exclus étaient provisoirement approuvés à titre de membres des recours collectifs; leur indemnisation était basée sur les résultats de l’enquête incomplète.
    
    
17. Le CC a reconnu que certains membres des recours collectifs, approuvés provisoirement suite à l’application du « tableau oui/non » ou de la règle arbitraire de l’échéance de six mois, seraient subséquemment reconnus inadmissibles lorsque les enquêtes seraient éventuellement terminées selon l’exigence imposée par Santé Canada relativement aux enquêtes. Au moment de leur approbation provisoire, les membres des recours collectifs visés étaient informés du fait que si l’Administrateur recevait à une date ultérieure une enquête complète telle que requise par Santé Canada démontrant qu’ils avaient reçu une transfusion de sang infecté par le VHC avant la période visée par les recours collectifs ou que tout le sang reçu au cours de la période visée par les recours collectifs n’était pas infecté par le VHC, leur approbation provisoire à titre de membres des recours collectifs serait annulée bien qu’ils ne seraient pas tenus de remettre les prestations d'indemnisation déjà reçues.
    
    
18. Dans la vaste majorité des cas où les membres des recours collectifs ont été approuvés provisoirement, l’Administrateur a reçu des résultats d’enquête de Santé Canada confirmant l’infection par le VHC par suite d’une transfusion de sang reçue au cours de la période visée par les recours collectifs. Dans certains cas, l’Administrateur n’a pas reçu de Santé Canada une enquête complète.
    
    
19. Le CC a avisé les tribunaux plus tôt qu’à compter du 31 mai 2004, 6,7 % des approbations provisoires avaient été annulées suite aux enquêtes effectuées ultérieurement pour le compte de Santé Canada. À l'époque, environ 4,6 M$ avaient été versés aux membres des recours collectifs conformément aux approbations provisoires et ce, sur un total de 362 M$ versés aux membres des recours collectifs, soit environ 1,3 % des versements autorisés. Le CC a indiqué aux tribunaux à l'époque qu’il prévoyait une diminution de ces pourcentages au fil du temps.
    
    
20. Le nombre d’approbations provisoires annulées suite aux enquêtes effectuées pour le compte de Santé Canada a en effet diminué de façon importante. Durant l’année 4, l’admissibilité de 26 membres des recours collectifs approuvés provisoirement qui avaient reçu 1 292 000 $ en prestations a été annulée. Durant l’année 5, l’admissibilité de 13 membres des recours collectifs provisoirement approuvés ayant reçu 840 000 $ en prestations a été annulée. Durant l’année 6, l’admissibilité de 3 membres des recours collectifs approuvés provisoirement ayant reçu un total de 440 000 $ en prestations a été annulée. À la fin de l’année 6, le montant total versé aux membres des recours collectifs provisoirement approuvés dont l’admissibilité à titre de membres des recours collectifs a été annulée était de 5 587 000 $ ou de 1,16 % par rapport à l’indemnisation totale de 480 000 000 $ versés aux membres des recours collectifs. Le pourcentage d’approbations provisoires à titre de membres des recours collectifs annulées suite aux enquêtes de retraçage complètes a baissé de 6,7 % en mai 2004 à 1,2 % à la fin de l’année 6. Le CC prévoit que cette tendance se maintiendra. Le délai moyen d’attente pour obtenir les résultats d’enquêtes de retraçage complètes de Santé Canada ayant entraîné l'annulation des approbations provisoires à titre de membre des recours collectifs et la fin des prestations d’indemnisation est de 480 jours.
    
    

    Questions de nature financière et processus budgétaire

21. Le CC est chargé de recommander aux tribunaux la nomination de fournisseurs de services, de négocier leurs budgets et d'obtenir des ordonnances des tribunaux relativement à leur approbation, de conseiller les fournisseurs de services et de recevoir et d'évaluer leurs conseils et leurs rapports. Les fournisseurs de services visés sont les suivants : 
    
    
1. le fiduciaire; 
2. les gestionnaires de placements; 
3. les conseillers en placements; 
   
4. les vérificateurs; 
5. les actuaires;
6. les médecins qui aident à effectuer la modélisation médicale;
7. les épidémiologistes. 
   
   
22. Le CC est responsable de surveiller le volet revenu et notamment, le volet dépenses du Fonds en fiducie. Du côté revenu, le Fonds en fiducie est très robuste. Du côté dépenses, le CC s’est très soigneusement acquitté de ses responsabilités comme « chien de garde ». Par exemple, le CC a négocié le budget annuel avec l’Administrateur et a eu des effets économiques au fil du temps bien au-delà de 1 000 000 $. Comme autre exemple, on a éliminé le rôle du conseiller en placements et on l'a fusionné à celui de nos actuaires, réalisant ainsi des économies de plus de 30 000 $ annuellement. Le CC a suivi de près les budgets et activités d’autres fournisseurs de services et réalisé d’autres économies là où il était possible de le faire. Par exemple, on a réduit au fil du temps le budget initial de 166 870 $ de la Compagnie Trust Royal. Au cours du dernier exercice, le montant réel de  versé à la Compagnie Trust Royal (maintenant RBC Dexia) était de 95 800 $. Dans le même ordre d’idées, TD Gestion de placements Inc., notre gestionnaire de placements, a subi au fil du temps une réduction de son budget initial de 263 000 $. Au cours du dernier exercice, le montant versé au gestionnaire de placements était de 184 500 $. Presque tous les autres fournisseurs de services ont soit utilisé leur budget annuel au complet ou ils l'ont sous-utilisé.
    
    
23. Il y a des dépenses et des services sur lesquels le CC  a peu de contrôle comme :
    
    
    1. Les intérêts politiques qui surgissent par moment et dont on doit tenir compte  dans ce domaine très sensible;
    2. Les enquêtes des médias et les autres préoccupations de relations publiques afin d’assurer, dans la mesure du possible, que la mise en oeuvre du règlement sera bien comprise et que les juges, dans la mesure du possible, seront protégés contre toute attaque et publicité négatives;
    3. Les communications et la correspondance avec les membres des recours collectifs portant sur leurs préoccupations touchant leur situation particulière et leurs demandes d'aide;
    4. La préparation en vue d'une audition de contestation sur la suffisance qui, en toute probabilité, s'intensifiera au fil du temps;
    5. Des événements exceptionnels comme la découverte, le traitement et la résolution par le CC de paiements en trop versés par l’Administrateur à certains membres de la cohorte.
       
24. 24. Le 10 mai 2005, M. le juge Pitfield a publié les motifs de son jugement rejetant une demande d'augmentation d'honoraires présentée par un membre du CC de la Colombie-Britannique. M. le juge Pitfield notait que le CC exigeait que d'autres fournisseurs de services présentent des budgets, mais que le CC lui-même n'était pas assujetti au processus budgétaire. Il était d'avis qu'il devrait l'être. Le CC a examiné la question et proposé d'être régi par un processus budgétaire semblable à celui d'autres fournisseurs de services. Cependant, le processus budgétaire n'est pas simple. Par exemple, le contrat de l'Administrateur avec le CC comprend un excès budgétaire tampon de 15 %. En outre, tel qu'indiqué plus haut, à la différence d'autres fournisseurs de services, le CC fait face à des demandes de services au fil du temps sur lesquelles il a peu ou pas de contrôle.
    
    
25. Du point de vue historique,
    
    
    1. les honoraires du CC se sont chiffrés à environ 1 100 000 $ pour le premier exercice terminé en mars 2001; ces honoraires se justifiaient par le besoin de mettre le projet sur pied, d'élaborer des formulaires, des procédures standards d’opération et des protocoles approuvés par les tribunaux et de mettre en place tout le processus administratif requis et de le rendre fonctionnel;
       
       
    2. durant la deuxième année d’exploitation terminée en mars 2002, les honoraires du CC ont été réduits de façon importante à environ 775 000 $. Une bonne partie du travail durant l'année visée consistait à aplanir les difficultés liées aux réclamations et à traiter avec la SCS des questions de stratégies en vue de réduire le temps requis pour effectuer le processus d’enquête;
       
       
    3. durant la troisième année d’exploitation terminée en mars 2003, les honoraires du CC ont été d’environ 1 100 000 $. L’augmentation au cours de l’année deux était principalement due à la préparation des premières auditions sur le caractère suffisant du Fonds;
       
       
    4. durant la quatrième année d’exploitation terminée en mars 2004, les honoraires du CCC ont de nouveau été réduits de façon importante pour se chiffrer à environ 635 000 $. Les honoraires du CC pour l'exercice visé étaient dans une large mesure justifiés par une mini-évaluation sur la taille de la cohorte et la suffisance du Fonds en fiducie et ce, afin d’établir si on pouvait éliminer de façon prudente les dernières restrictions relatives à la perte de revenu et à la perte de services;
       
       
    5. durant la cinquième année d’exploitation terminée en mars 2005, les honoraires du CC ont augmenté à environ 1 000 000 $ et étaient principalement justifiés par le besoin de préparatifs exhaustifs portant sur la suffisance du Fonds;
       
       
    6. durant la sixième année d’exploitation terminée en mars 2006, tel qu’indiqué plus loin, les honoraires du CC totalisent 1 077 401,01 $ dont 424 842,55 $ sont attribuables aux questions d’examen continue de la suffisance du Fonds en fiducie.
       
       
    Le présent sommaire sur le travail effectué par le CC ne prétend évidemment pas être exhaustif. Par exemple, des domaines complexes qui ont récemment requis l'attention du CC comprennent les questions de patients greffés outre-frontière, l'élaboration d'une solution de rechange à la biopsie du foie et le suivi de l'impact financier des développements médicaux et des traitements relatifs au VHC.
    
    
26. 26. Les honoraires et débours approximatifs du CC pour l'année six ont été répartis par les membres du CC en deux catégories : d'abord, les honoraires et débours généraux du CC; puis, les honoraires et débours du CC relatifs aux questions liées à la suffisance du fonds. Les honoraires généraux totaux du CC durant l'année six ont totalisé 608 252,46 $ et le montant des débours totaux du CC pour les questions d'ordre général a été de 64 915,75 $. Les honoraires totaux du CC ayant trait aux questions liées à la suffisance du fonds pour l'année six ont totalisé 424 842,55 $ et les débours ont totalisé 34 050,35 $. Cette répartition illustre l'impact qu'ont eu les questions liées à la suffisance du fonds sur les services juridiques fournis par le CC. Le CC prévoit que les questions liées à la suffisance du fonds nécessiteront son attention soutenue au cours du septième exercice débutant le 1er avril 2006, en présumant, autre autres, qu'il faudra tenir des audiences orales dans les trois juridictions. Ce présent examen des questions sur la suffisance démontre également que le travail juridique imposé aux membres du CC échappe en grande partie à leur contrôle. Le gouvernement fédéral joue un rôle très actif en ce qui concerne le présent processus d'examen de la suffisance du Fonds en fiducie par opposition au rôle qu'il a joué durant le processus d'audition de 2002 sur la suffisance.
    
    
27. Le CC a également encouru des honoraires liés au travail exécuté par le CC conformément aux ordonnances des tribunaux datées du 17 août 2005 et du 28 décembre 2005 et à la demande du gouvernement fédéral. Le gouvernement fédéral devra rembourser des honoraires de 44 306 $ et des débours de 1 109,59 $ au Fonds en fiducie conformément aux deux mêmes ordonnances des tribunaux.
    
    
28. Le CC reconnaît qu'il doit rigoureusement appliquer les mêmes normes à ses propres honoraires et débours qu'il applique aux autres fournisseurs de services. Le CC tente de s'assurer de limiter ses honoraires autant qu'il est raisonnablement possible de le faire. Le CC a utilisé un certain nombre de moyens pour réaliser des économies d'honoraires sans sacrifier des services essentiels :
    
    
1. Il a fait appel à des avocats/techniciens juridiques plus juniors pour effectuer des tâches ordinaires comme la tenue des procès-verbaux, la tenue des dossiers, la consignation de notes aux dossiers et d'autres tâches purement administratives et la conduite de la recherche juridique et la rédaction de mémorandums et de
   documents de requêtes ayant trait à des questions juridiques et enjeux divers qui se présentent périodiquement;
   
2. Il a demandé à des avocats juniors de mettre en oeuvre des décisions de politique prises  par les membres seniors du CC;
3. Il a réduit le nombre de réunions et de téléconférences des membres du CC et le nombre de téléconférences entre le CC et entre le CC, les Conseillers juridiques du Fonds et l'Administrateur;
4. Il a assigné des tâches aux membres appropriés du CC et s'est assuré que ces tâches ne soient pas dédoublées par d'autres membres du CC; .
5. Il a évité la tenue d'audiences en personne devant les tribunaux et a utilisé des ordonnances sur consentement dans toute la mesure du possible.
   
   
29. Le CC a exigé que tous les fournisseurs de services préparent leurs prévisions budgétaires en fonction du régime de l'année civile, ce qui signifie que l'année sept durera neuf mois (du 1er avril 2006 au 31 décembre 2006). Le CC propose un budget bifurqué durant le septième exercice. D'abord, le CC propose un budget de 550 000 $ en honoraires et de 60 000 $ en déboursés, excluant les taxes, pendant le septième exercice raccourci pour les questions d'ordre général traitées par le CC. Le budget comprend une légère réserve pour éventualités pour toute question échappant au contrôle du CC. En second lieu, le CC propose un budget de 300 000 $ en honoraires et de 60 000 $ en déboursés, excluant les taxes, pour les questions sur la suffisance de fonds durant le septième exercice raccourci. Le budget sur les questions de suffisance du fonds se fonde en partie sur l'hypothèse que des auditions sur la suffisance du fonds seront tenues au cours de la septième année dans les trois juridictions. Enfin, le CC propose de suivre de près les sommes budgétisées sur une base trimestrielle. Si le CC prévoit un dépassement des sommes budgétisées, il en informera les tribunaux et cherchera à obtenir des instructions à cet effet.