Rapport annuel 2004

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Annexe M - Programme d'avis de litige de la Société canadienne du sang - Proposition de budget de recouvrement des coûts pour 5 ans

A. Introduction

La Société canadienne du sang (« SCS ») effectue des enquêtes de retraçage des donneurs pour l'Administrateur du Fonds
(« Enquêtes de retraçage des donneurs du PAL ») conformément à l'ordonnance de M. le juge Winkler en date du 13 avril 2000
(« l'ordonnance »).

Pour l'exercice financier 2004-2005, on prévoit que dix (10) nouvelles demandes de retraçage par mois seront traitées. La SCS a également tenu compte des autres activités qu'elle effectue au nom de l'Administrateur du Fonds, y compris les confirmations des dossiers d'hôpitaux et le travail relié aux renvois et arbitrages.

B. Coûts de l'effectif

À l'automne de 2001, la SCS a effectué une évaluation détaillée de la charge de travail pour l'ensemble de son programme de recherche et de retraçage des donneurs antérieurs. En s'appuyant sur des données nationales, la SCS a établi que le temps moyen requis pour effectuer une enquête de retraçage moyenne était d'environ 26 heures et que le coût horaire moyen du personnel des enquêtes de la SCS pour l'exercice financier 2004-2005 était de 21,10 $ l'heure. En utilisant ces données, la SCS estime que les coûts moyens en effectif pour une enquête de retraçage moyenne sont de 548,60 $. La SCS a utilisé ce coût moyen par cas pour calculer le coût correspondant à un volume de 10 nouveaux cas d'enquêtes de retraçage anticipés par mois. Étant donné que ce programme est passé à une phase de maintien et que le nombre de nouveaux cas de retraçage soumis a considérablement diminué, ces coûts seront maintenant intégrés au budget des activités de recherche et de retraçage des donneurs antérieurs. Si le nombre de nouveaux cas de retraçage augmente au cours de l'année, la SCS réévaluera cette proposition.

(i) Adjoint du Programme d'avis de litige

Le poste de l'adjoint du Programme d'avis de litige est toujours requis. La SCS cherche à recouvrer les coûts pour le poste dont le salaire annuel est de 49 840 $, y compris les avantages. Ce poste est requis pour maintenir le niveau de service afin d'assurer la coordination en temps opportun des mises à jour des cas de retraçage. L'adjoint du PAL continuera d'agir comme personne contact entre l'Administrateur du Fonds et les centres de la SCS à travers le pays. Ce mandat comprend le suivi des cas actifs, y compris des directives précises pour les mesures à prendre, la cueillette d'information sur les dossiers d'hôpitaux et la compilation continue de rapports aux fins de présentation à l'Administrateur du Fonds.

(ii) Cas incomplets

En plus de la prévision de 10 nouveaux cas par mois, la SCS a environ 53 cas incomplets. La pratique de la SCS est d'accorder la priorité aux enquêtes de retraçage pour les réclamations auxquelles le délai de six mois prévu au protocole s'applique. Par conséquent, peu de travail, sinon aucun, n'a probablement été effectué relativement aux cas incomplets. La SCS tente de recouvrer ses coûts pour ses cas incomplets au même taux de 576,03 $ par cas, soit 30 529,59 $. Ce montant représente une augmentation de 5 % par cas par rapport à l'an dernier et une augmentation des coûts salariaux. On trouvera un résumé à l'annexe 2 .

(iii)

a. Confirmations des dossiers d'hôpitaux

En plus des coûts des enquêtes de retraçage régulières, il y a environ 14 cas déjà reçus qui requièrent des confirmations de dossiers d'hôpitaux (CDH). Nous estimons que chaque CDH exige deux heures de travail de la part de chaque employé sur le terrain et une heure additionnelle pour les questions administratives (par exemple, les clarifications auprès de l'Administrateur du Fonds, l'interprétation des résultats et le rapport transmis à l'Administrateur du Fonds). Étant donné que les coûts administratifs de la SCS font partie du salaire prévu pour l'adjoint du PAL, la SCS n'a pas ajouté cette heure additionnelle de travail. En résumé, la SCS demande un remboursement de deux heures pour chaque CDH ou 42,20 $ par CDH. Le total demandé pour 14 CDH impayées est de 590, 80 $.

b. Confirmations des dossiers d'hôpitaux additionnelles

En outre, la SCS prévoit 25 demandes additionnelles de CDH de l'Administrateur du Fonds durant le prochain exercice financier. La SCS demande 42,20 $ par CDH, soit 1 055 $. La SCS reconnaît qu'à la fin de l'exercice, le Comité conjoint tiendra compte du nombre total de CDH et que le montant à payer pour chaque CDH sera calculé au taux de 42,20 $.

C. Coûts administratifs supplémentaires

Coûts de poste et de messagerie

Les prévisions de coûts pour les envois postaux et les services de messagerie sont de 40 $ par mois ou 480 $ par année.

L'adjoint du PAL fait parvenir des copies des rapports intérimaires et finaux sur les enquêtes de retraçage du PAL aux réclamants et ces rapports sont expédiés par la poste régulière. En outre, tous les documents fournis par l'Administrateur du Fonds sont transmis par service de messagerie. La SCS cherche à recouvrer les coûts des envois postaux et des services de messagerie.

D . Frais des échantillons entreposés

Lors de notre réunion du 1 er février 2002, le Comité conjoint a avisé la SCS qu'il s'opposerait à toute tentative de sa part de détruire les échantillons entreposés ayant été testés. En conséquence, la SCS doit continuer d'entreposer ces échantillons et d'encourir des frais d'entreposage. La SCS vise à recouvrer tous les frais d'entreposage de ces échantillons. Les coûts sont maintenant confirmés. La SCS a changé de fournisseur d'entreposage et les échantillons ont été transférés d'Atlas Cold Storage à Erb Cold Storage. Le montant total dans le budget révisé est de 14 376 $ tel que décrit à l'annexe 3 .

E. Appels (renvois et arbitrages)

La SCS a dû participer aux processus d'appels des décisions de l'Administrateur du Fonds à divers titres. Lorsque l'enquête de retraçage de la SCS joue un rôle important dans la décision de refus d'une indemnisation par l'Administrateur du Fonds, ce dernier demande à la SCS de fournir une lettre résumant son enquête de retraçage (la « lettre d'appel »). La lettre d'appel est préparée par le siège social (SS). Afin de préparer la lettre d'appel, il faut obtenir une copie des documents pertinents auprès du centre régional de sang qui a effectué l'enquête de retraçage. L'adjoint du PAL est responsable avec le personnel du Centre de coordonner la collecte de ces documents, puis, de rédiger la lettre d'appel. Le conseiller juridique adjoint de la SCS révise la lettre d'appel, en évalue la qualité, puis la signe. La SCS estime qu'il faut environ dix (10) heures du temps du personnel pour préparer la lettre d'appel. Il faut au personnel du centre environ trois (3) heures pour sortir le dossier d'enquête, le revoir et faire des copies des documents pertinents. Il faut à l'adjoint du PAL environ quatre (4) heures pour examiner les documents et rédiger la lettre d'appel; il faut environ une (1) heure au gestionnaire de la médecine transfusionnelle pour examiner et évaluer la qualité de la lettre d'appel.

La SCS ne connaît pas le nombre de lettres d'appel qui seront requises pour l'exercice 2004-2005 mais anticipe que 25 cas exigeront des lettres d'appel.

En prenant pour acquis qu'on paiera le salaire de l'adjoint du PAL de la SCS pour la prochaine année, la SCS tentera de recouvrer les coûts des lettres d'appel suivants :

Temps consacré par le personnel aux enquêtes : 5 heures x 21,10 $ l'heure pour un total de 105 $;

Temps consacré par le gestionnaire de la médecine transfusionnelle : 1 heure x 45 $ l'heure pour un total de 45 $.

Par conséquent, le montant total pour chaque lettre d'appel est de 150 $. La SCS n'exigera de frais que pour les lettres d'appel demandées par l'Administrateur du Fonds ou les Conseillers juridiques du Fonds. En prenant pour acquis qu'on demandera à la SCS de fournir 25 lettres d'appel durant l'exercice financier, le coût est estimé à 3 750 $, tel qu'indiqué à l'annexe 1 . La SCS reconnaît qu'on effectuera un ajustement des coûts à la fin de l'exercice financier en fonction du nombre de lettres d'appel réellement fournies.

Grandes lignes des frais à recouvrer

Selon les projections de la SCS, les coûts que l'on cherche à recouvrer pour l'exercice financier 2004-2005 sont de 100 791,39 $. Une ventilation des ces recouvrements de coûts est fournie à l'annexe I.

ANNEXE 1 - Société canadienne du sang - Programme d'avis de litige (PAL) - Budget révisé de recouvrement des coûts pour la période du 1er avril 2004 au 31 mars 2005

ANNEXE 2 - Société canadienne du sang - Programme d'avis de litige (PAL) - Budget révisé de recouvrement des coûts pour la période du 1er avril 2004 au 31 mars 2005

ANNEXE 3 - Société canadienne du sang - Programme d'avis de litige (PAL) - Budget révisé de recouvrement des coûts pour la période du 1er avril 2004 au 31 mars 2005

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